Поиск по сайту
Авторизация
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Событийный календарь
Подписка на рассылку
Публикация экскурсионных материалов
Ассоциация АГП заранее выражает признательность всем гидам, готовым предоставить экскурсионные материалы для публикации в разделе "Для членов АГП".

Вместе с тем, решение о публикации и окончательный вид публикуемых материалов определяются руководством ассоциации.

Экскурсионные материалы

18.03.2010

О заявке на проведение конференции

Заявка на право проведения конгресса Всемирной Федерации Ассоциации гидов-переводчиков 2013

Данная заявка должна оформляется в электронном виде (заполняем в тексте секций более светлого оттенка) и легализуется

1.    Мы, нижеподписавшаяся Ассоциация гидов-переводчиков, обращаемся с заявкой на  проведение конгресса Всемирной Федерации Ассоциации гидов-переводчиков 2013 году.
Мы подтверждаем, что:

Мы являемся гидов-переводчиков, являющейся членом ВФАГП, полностью оплатившей членские взносы, и принимавшей участие в, по крайней мере одном конгрессе ВФАГП (включая одно собрание делегатов), до направления данной заявки. Мы принимали участие в следующих Конгрессах:

Мы согласны с условием, что если один из наших членов одновременно является членом Исполнительного Комитета ВФАГП, то он или она не будут принимать участие в направление настоящего заявления, включая любое участие в презентациях (ции) или лоббирование заявления. Мы согласны, что подобного рода участие повлечет за собой дисквалификацию нашей заявки.

Мы согласны с тем, что направляя наше заявление, которое будет именоваться в данном документе «заявкой», мы принимаем участие в Конгрессе ВФАГП 2013 в Таллине, Эстония, где проведем презентацию в поддержку нашей заявки во время проведения конгресса, о котором нас известит ВФАГП.

Мы согласны придерживаться расписания ВФАГП по продвижению нашей заявки и всех изменений в нем, которые будут доведены до нас в письменном видею

Примечание: в пунктах 2-6 формируется база данных о вашей ассоциации, контактные данные, предполагаемая дата и предполагаемая вами тема Конгресса:

2.    Наименование и полный официальный адрес подающей заявление Ассоциации  гидов-переводчиков – члена ВФАГП:


Наименование Ассоциации  гидов-переводчиков – члена ВФАГП
Адрес
Город                                  Штат/Провинция/Регион
Почтовый индекс              Страна
Телефон                              Факс
Код страны/Города/Номер
Вебсайт                               Emаil

3.    Количество лиц, ответственных за подачу заявки, их должность в Ассоциации (если есть) и их контактные данные (одно из этих лиц должно быть членом данной ассоциации:

А)
Б)

4.    Название города проведения Конгресса:

5.    5. Предлагаемая дата проведения Конгресса: (обычно завершения всех послеконгрессных туров состоится до 21 февраля – Международный гидов-переводчиков). Предпочтительными датами являются между 15 января и 15 февраля. Как вариант, заявки могут подаваться на март/апрель. Если существуют обстоятельства, при которых необходимо рассмотреть иные сроки, это должно быть обсуждено и согласовано с Координатором Конгресса ВФАГП до начала подачи заявки.

6.    Предполагаемая тема Крнресса: (должна быть окончательно согласована и утверждена Исполнительным комитетом ВФАГП после определения победителя.

Примечание: Пункт 7 дает представление участникам-претендентам о расписании-повестке дня Конгресса для использования в заявках.

7.    Подавая настоящую заявку, мы понимаем и согласны, что Конгресс должен включать:
·    Один полный день для Заседания Исполнительного Комитета, до начала заседаний делегатов.
·    Два полных дня для Заседаний делегатов до начала Конгресса и по крайней мере одно двухчасовое Заседание делегатов в первый работы Конгресса для презентации заявок и минимум двухчасовое Заседание делегатов в третий и четвертый дни работы Конгресса (время определяется Исполнительным комитетом ВФАГП).

Примечание: Делегатами являются представитель стран, письменно уполномоченные своими ассоциациями выступать от их имени.

·    Пять полных дней работы Конгресса для всех участников.

Примечание: Участниками являются сами гиды-переводчики, присутствующие на Конгресса.

·    Программа для сопровождающих лиц на то время, когда участники присутствуют на заседаниях Конгресса.
·    Члены Исполнительного Комитета: 7-ми членам Исполнительного Комитета должно быть представлено 9 дней гостиничного размещения (в одноместных номерах), полная программа для делегатов и Конгресса. Дополнительно будет представлено размещение на 9 дней (в одноместных номерах) и полная программа для дополнительных двух лиц, определенных исполкомом. Стоимость всех 9 номеров и расходы на делегатскую и конгрессную программу должны быть включены в бюджет Конгресса.
·    Должна быть осуществлена одна инспекционная поездка членом членами исполкома. Размещение в гостинице должно быть включено. Помощь в обеспечении расходов на дорогу по возможности.

Примечание: Пункты 8 и 9 содержат рекомендации по подсчету расходной части заявки, которым необходимо следовать. Претенденты должны быть уверены, что понимают эти требования до подготовки заявки.

8. При подсчете расходов претенденты должны готовить заявки и бюджеты исходя из минимум 200 гидов (175 международников и 25 региональных или местных гидов), участвующих в Конгрессе. Они относятся к категории Участников. Для поддержания объективности в отношении всех претендентов расчеты должны исходить из не более и не менее 200 гидов Участников.

Примерное ожидаемое количество участников:    Гиды из города-организатора
                            Гиды из страны-организатора
                            Гиды из других стран (международники)
                            Сопровождающие лица

                            Всего:

Примечание: Пункт 9а определяет размер взносов ВФАГП, добавляемых к расходам.

9а. Все участники, включая местных гидов и участников одного дня плюс сопровождающих лиц, за исключением 15 добровольцев оргкомитета, должны оплачивать взносы ВФАГП. Это нужно учитывать в определении расходной части конгресса.

Базовая сумма на 2013 год 35 евро на человека. Эта сумма должна быть оплачена в фонд ВФАГП не позднее предпоследнего дня  конгресса. Для гидов участников конгресса, не являющихся членами ассоциаций-членов ВФАГП, а также представителей партнерских организаций эта сумма на 5% больше, чем для членов ВФАГП (37 евро). Если местные гиды намереваются участвовать в конгрессе в отдельные дни, сумма взноса будет 10 евро с человека в день.

Сумма расходов предоставляется в следующих валютах:

Дата обмена:

Обменный курс:

Валюта страны-претендента    Евро        Фунты        Доллары
                    (EUR)        (GBR)        (USD)

9б. Заседания делегатов:

·    Бюджет должен просчитываться исходя из минимум 25 делегатов.
·    Тем не менее, спонсорство и разбивка помещение должна исходить из минимум 40 делегатов.
·    Делегаты: (2 ночи, 2 завтрака, 2 рабочих обеда, 2 перерыва на чай/кофе, 2 ужина).
·    Расходы делегатов не должны превышать 200 евро при размещении в двухместных номерах и 250 евро в одноместных.
·    Примечание: Расходы сопровождающих лиц сюда не включаются.


Далее, расходы на проведение заседаний делегатов должны включать:

·    2 завтрака предоставляются всем делегатам во время двух полных дней заседаний
·    2 рабочих обеда предоставляются всем делегатам во время двух полных дней заседаний (без сопровождающих лиц)
·    2 ужина предоставляются всем делегатам во время двух дней заседаний (без сопровождающих лиц)
·    2 перерыва на чай/кофе в день предоставляются делегатам

Курс обмена
Дата обмена
Заседания делегатов    Валюта страны-организатора    Евро    Фунты        Доллары
                                (EUR)    (GBP)        (USD)
Двойное размещение
Одинарное размещение

9в. Расходы на проведение Конгресса:

Расходы на Конгресс должны включать:

А. Семинары, Лекции
Не менее 16 часов семинаров и лекций, не считая презентации страны-организатора.

Ни лекции, ни семинары в автобусах не проводятся, кроме целесообразных случаев, утвержденных исполкомом.
Исполнительный комитет и оргкомитет страны-организатора будут принимать окончательные решения по семинарам и лекциям после определения страны-организатора.. Длительность семинаров 1,5 часа.

Все семинары должны включать тему, введение, вопросы для обсуждения и заключение. Докладчики должны обладать хорошим знанием английского языка и быть доступными к пониманию всеми участниками, поскольку у большинства английский язык не является родным.

Просим обозначить это в расписании недели Конгресса. (См. прил.1)



Презентация страны-организатора:
1.    Просим дать краткое описание и включить в расписание. Это может включать тематический ужин и один час в первый день конгресса. Презентация страны-организатора должна также включать тур (экскурсию) в рамках региональной Программы Конгресса и должна быть внесена в расходную часть пакета конгресса. Экскурсия по городу, проводящему конгресс, обычно проводится после обеда в первый или второй день конгресса. Презентация страны-организатора должна проводиться для всех участников и сопровождающих лиц.

Экскурсионная программа конгресса:
2.    Местные экскурсии во время Конгресса должны быть включены в пакет конгресса, а не в качестве факультатива. Их должны проводить члены ассоциации-организатора. Инструкторы ВФАГП готовы оказать помощь в подготовке гидов для таких экскурсий и для проведения оценочного обсуждения экскурсий.
3.    Участники не должны оплачивать экскурсии, предлагаемые во время конгресса, поскольку это мероприятие является конгрессом гидов, которых принимают другие гиды.
4.    Претенденты должны договариваться со всеми объектами показа, музеями и т.д. о допуске участников конгресса и сопровождающих лиц на эти объекты бесплатно.
5.    Опишите кратко эти экскурсии и внесите в расписание.

Б. Расчет проживания в гостиницах:

1.    Предлагаемые гостиницы должны быть в стиле конгресс-отелей.
2.    Гостиница (цы) должна иметь необходимое количество помещений для семинаров и большой зал (или его эквивалент) для проведения ежедневных пленарных сессий.
3.    Требования по помещениям для общего собрания и семинаров следующие (могут изменяться, если включается трейнинг):

А) 1 переговорная комната на 12 человек на один день для Исполкома
Б) 1 помещение со столом каре на 40 человек с аудио-видео оборудованием для заседаний делегатов на два полных дня и на два часа, 3 раза во время недели конгресса.
В) Помещение стиля театра на 500 человек для пленарной сессии с подиумом, сценой и аудио-видео оборудованием. Пять дней в неделю по утрам (обычно гостиничный большой банкетный зал).
Г) На пять дней. Минимум 6-8 помещение театрального стиля вместимостью до 40 человек.
Д) Верстиль, служебное помещение для работы оргкомитета и ВФАГП с комнатой для оргтехники на 9 дней конгресса, размером с помещения для семинаров или номера-люкс.
Е) Запираемая комната рядом со службой гостеприимства для демонстрации предметов аукционных торгов.
Ж) Часть фойе для перерывов на кофе, коктейлей.
З) Большой банкетный зал для завершающего ужина (если проводится в гостинице), открывающего ужина (если проводится в гостинице), первых обедов и завтраков, если зал для завтраков недостаточно велик, чтобы разместить 250-500 человек за круглыми столами на 8-10 человек с достаточной площадью для размещения буфета «шведского стола».
И) Просторная регистрационная зона для размещения и раздачи оргнаборов.
К) Комната подготовки выступающих для их подготовки к презентациям.
Л) Основное аудио-видео оборудование, включая потолочный проектор и информационные проекторы для пленарных сессий, заседаний исполкома и делегатских заседаний с разводкой во все помещения семинаров. Стационарные и переносные микрофоны для делегатских заседаний и пленарных сессий.

4.    Просим предоставит наименования и адреса возможных гостиниц, рассматриваемых как предложение.

Название гостиниц (цы):            Адрес:

5.    Гостиницы должны быть расположены в центральной части города и иметь пеший доступ к средствам общественного транспорта, магазинам, ресторанам и т.д.
6.    Необходимо рассмотреть возможность альтернативного размещения для участников, которые не хотят останавливаться в гостинице, где проводится конгресс.

В. Трансферы:
1. Трансферы на все мероприятия во время конгресса предоставляются бесплатно.
2. Минимальная группа встреч и проводов обеспечивается местными гидами-волонтерами в аэропортах, в гостинице для помощи при размещении и регистрации, в службе гостеприимства. Аэропортовые трансферы могут быть обсуждены с координатором Конгресса ВФАГП.
3. Делегаты и члены исполкома должны иметь отдельные трансферы на вечерние мероприятия и на все мероприятия, проводящиеся вне гостиницы в период недели проведения делегатских заседаний.

Г. Документы Конгресса:
1. Все участники, включая сопровождающих лиц, должны быть обеспечены Программой Конгресса со всей практической информацией, расписаниями, местоположением комнат и т.д. Брошюра программы может быть примерно 10-20 страниц (с двух сторон) в зависимости от возможности бюджета. Необходимо привлечь рекламные средства для  оплаты ее изготовления.
2. Подборка всех копий лекций и семинаров в пакета. Должно быть доступно в формате CDRom (если необходимо, то и на жестком носителе).
3.Всем участникам выдается Сертификат Участника, подписанный Президентом ВФАГП и Президентом Ассоциации-организатора. Это требование поможет участникам доказать их участие в образовательной части конгресса.
4. Полный список участников с адресами, e-mail, телефонами, принадлежностью к стране, ассоциации будет выдаваться в последний день конгресса в обмен на оценочный лист, который будет роздан для заполнения всем участникам и делегатам.
5. В то время, как участники будут заняты на сессиях конгресса, сопровождающим лицам должна быть предоставлена программа их деятельности на эту неделю. Программа сопровождающих лиц начинается в первый день работы конгресса. В период делегатских заседаний сопровождающие лица предоставлены сами себе.

Д. Питание: Планирование питания исходит из:
В течение 5 дней Конгресса для всех присутствующих.
1. Все завтраки (5)  с рассадкой за столами на весь период конгресса.
Должно быть отражено в таблице.
Планирование завтраков исходит из 175 зарубежных участников, 9 членов исполкома, 2 международных  выступающих, 4 члена местного оргкомитета. Всего: 190 завтраков.
2. Минимум 3 обеда с рассадкой, включая первый и последний дни конгресса: (3). Третий день определяется организаторами. В районе возле гостиницы должны быть подходящие места для не включенных обедов. Просьба отметить в расписании.
    Планирование обеда открытия: 175 зарубежных участника, 9 членов исполкома, 2 зарубежных выступающих, 4 члена оргкомитета, 4 специальных выступающих (местных), министр туризма, другие официальные лица. Всего: 195 человек на обед открытия.
    Планирование второго обеда:175 зарубежных участника, 9 членов исполкома, 4 члена оргкомитета. Всего: 184 человека на второй обед.
    Планирование  заключительного обеда: 175 зарубежных участника, 9 членов исполкома, 4 члена оргкомитета, 5 представителей местной прессы. Всего: 193 человека на заключительный обед.

3. Должно быть предоставлено минимум три ужина (3). Сюда входят вечер открытия, Заключительный Торжественный вечер и еще один (по выбору страны-организатора).
    1. Планирование вечера открытия: 175 зарубежных, 9 исполком, 4 оргкомитет, 5 специальных гостей (обычно самые важные спонсоры), 2 ключевых выступающих, 4 человека по усмотрению принимающего оргкомитета. Всего: 195 человек на вечер открытия.
2. Планирование второго ужина обычно тематического с местным колоритом: 175 зарубежных, 9 исполком, 4 оргкомитет, 2 ключевых выступающих, 2 местных спонсора, 10 местных гидов. Всего: 202 человека на второй ужин.
3. Планирование заключительного торжественного ужина ( нужно предусмотреть дополнительные расходы на местных гидов, поскольку многие захотят присоединиться к торжеству. 175 зарубежных, 9 исполком, 4 оргкомитет, 2 ключевых выступающих, 2 местных спонсора, 20 местных гидов и их партнеры. Всего: 212 человек на заключительный торжественный ужин.


И. Питание 9 членов исполкома и руководства ВФАГП

1.    завтрак предоставляется членам исполкома в день заседания исполкома
2.    рабочий обед в переговорной комнате предоставляется в день заседания исполкома
3.    ужины предоставляются членам исполкома вечером после заседания исполкома и в первый вечер совместно с местным оргкомитетом вечером перед заседанием исполкома. Эти ужины не должны быть изысканными, а могут быть очень неформальными и обыденными.

К. Предполагаемая стоимость расходов:
Расходы    Валюта страны-    Евро        Фунты        Доллары
        претендента    
Участник    Двойное размещение    Евро        Фунты        Доллары
член ассоц.    Одинарное размещение    Евро        Фунты        Доллары

Участник не    Двойное размещение    Евро        Фунты        Доллары
член ассоц.    Одинарное размещение

Сопровожд.    Только двойное        Евро        Фунты        Доллары
Лица        размещение

Л. Расходы на техническое обслуживание конгресса: Исходя бюджетных из 200 чел.

1.    Секретарское обслуживание секретаря ВФАГП. Может быть добровольцем принимающей стороны с полным знанием компьютера, обладающий способностью вести заметки, обладающий совершенным знанием английского языка и информационных технологий.
2.    Заседание делегатов должно быть оборудовано микрофонами для обеспечения слышимости.
3.    Должна быть предоставлена рабочая комната в удалении от участников для использования только оргкомитетом принимающей стороны и членами исполкома. В комнате должны быть установлены компьютеры для пользования членами исполкома и оргкомитета, копировальная машина, факс, стол для переговоров, доступ к Интернету.
4.    Страховые расходы на проведение конференции должны быть учтены в бюджете.
5.    Офисное оборудование для исполкома и оргкомитета должно включать: по крайней мере один компьютер с CDROMoм и\или CDBurner а также широкий доступ к Интернету для использования исполкомом (еще одна отдельная комната для оргкомитета), принтер, рабочее место для исполкома, бумага, чернила и расходные офисные материалы.
6.    Все участники и исполком должны быть обеспечены папкой конгресса для документов. Именные бирки выдаются всем, включая выступающих. Члены исполкома, Представители принимающей стороны, выступающие и организаторы приема идентифицируются ленточкой на бирке
7.    Аудио-видео требования для семинарских помещений должно включать демонстрационную доску в каждой комнате, один проектор заднего вида (по просьбе представляющей стороны), один проектор LCD, по возможности слайдовый проектор. Расходы должны быть представлены в разделе видео-аудио требований, которые могут быть подтверждены только после начала работы по подготовке конгресса. Страны-претенденты самостоятельно оплачивают расходы требований во аудио-видео обеспечению.
8.    Должна быть подготовлена программа конгресса для каждого участвующего в конгрессе.
9.    Расходы на факсы, копировальную технику, телефонную связь должны быть учтены в смете подготовки конгресса или покрываться спонсорскими взносами.

М. Расчет расходов на рекламу : исходя из бюджетных 200 чел.
1. Должно быть подготовлено и разослано по крайней мере 6 материалов-напоминателей, включающих регистрационные бланки. Большинство исполняется в электронном виде, тем не менее почтовые расходы должны быть учтены для тех участников, которые до сих пор не пользуются получением документов в электронном виде, также как междугородние и международные факсы и телефонные переговоры.

2.Вебсайт или часть существующего вебсайта принимающей стороны должна быть подключена к онлайновой регистрации и к получению информации в режиме онлайн.

4.    Услуги фотографа и или видеооператора должны быть учтены в бюджете для обеспечения архива принимающей стороны и ВФАГП. Фотографии, CD диски и видео должны предлагаться для приобретенич делегатам и участникам.

Н. Спонсорство: Претенденты должны определиться со спонсорами до начала участия в конкурсе.

1.    Каждое направление работы конгресса должно быть разделено на несколько подразделений, каждое из которых имеющее собственную оценку для привлечения максимального объема спонсорства.
2.    Необходимо обращаться во все конгресс-центры, бюро путешествий, транспортные компании, автокомбинаты, развлекательные центры, музеи и т.д. за спонсорской помощью в любом виде. Координатор конгресса поможет вам с разбивкой по тематике и методам работы со спонсорами. Часто более эффективно обращаться к большему количеству мелких спонсоров, чем к одному крупному. Лучше получить спонсорскую поддержку от частного сектора до того, как обращаться к государственному. Претенденты должны предоставить доказательства того, что они пытались получить с\частную поддержку до того, как обратились к государственной.

О. Предконгрессные и послеконгрессные туры:
Поскольку это является одним из решающих факторов для посещения участниками конгресса ВФАГП, данный аспект должен быть тщательно продуман. Туры должны сопровождаться добровольцами гидами-коллегами.
1.    Предконгрессные туры должны завершаться на второй день заседаний делегатов. (Воскресенье) Делегаты и исполком в предконгрессных турах не участвуют.
Если принимающая сторона организует отдельные туры для делегатов и эти туры окупаются, мы это только приветствуем.

2.    Необходимо предоставлять выбор из одного-двух вариантов для обеспечения максимального количества участников.
3.    Послеконгрессный тур начинается после обеда в последний день конгресса. Выбор должен составлять один-два варианта.
4.    Для обеспечения максимального участия в пред и послеконгрессных турах должно быть обеспечено привлечение спонсорских средств для покрытия расходов на входные билеты и т.д. Мы призываем наших коллег в каждом регионе помагать и спонсировать небольшие мероприятия.
5.    Расчет стоимости пред и послеконгрессных туров основывается на полной загрузке автобусов, двойном или тройном размещении (45 чел.).
6.    Цены на предлагаемые туры должны быть включены в пакет конкурсных документов.


П. Бюджет и расходы:
Претенденты должны предоставить полный бюджет с расшифровкой по каждому из пунктов для рассмотрения координатором конгресса ВФАГП. Он должен быть представлен в формате EXCEL. Бюджет обязан быть реалистичным с учетом возможных непредвиденных расходов.

Необходимая информация: Имейте в виду, что пункты 10 и 13 должны быть заполнены для предоставления информации о вашей Ассоциации.

10.    Информация об Ассоциации.

·    Наша Ассоциация является Национальной Ассоциацией.

Если нет, предоставьте объяснения:

·    Количество членов вашей Ассоциации:
·    Наша Ассоциация является полноправным членом ВФАГП, полностью оплачивающим взносы с ---- года.
·    Резюме Ассоциации и ее деятельности. Включает копию устава, официальной регистрации и подтверждения факта, что ваша Ассоциация является некоммерческой организацией гидов. (Просим предоставить на отдельном листе в случае необходимости).

11.    Мы изъявляем желание принять следующий Конгресс Всемирной Федерации гидов-переводчиков по следующим причинам:
12.    Наша Ассоциация являлась принимающей стороной следующих конгрессов ВФАГП или других туристских ранее.

Пожалуйста, дайте краткое описание:

13.
Пожалуйста, дайте краткое описание:

13.    Аша Ассоциация претендовала на проведение конгресса ВФАГП ранее. Да\нет выбрать.

Если «да», где и когда подавалась заявка:
Если успешно, где проводился конгресс.

Примечание: Пункт 14 является вашей декларацией о выполнении всех требований по заявке. Пункт 15 и 16 отображает расписание, которое вы принимаете, вместе с другими необходимыми условиями и процедурами, обязательными для претендента.

14.    Декларация:

Мы изъявляем желание заявить, что наша Ассоциация выполнила весь минимум требований к претенденту на проведение следующему Всемирному конгрессу гидов-переводчиков в нашей стране и прилагаем необходимые документы, обозначенные выше, в соответствие с требованиями ВФАГП, а также прилагаем:

Письма поддержки и/или спонсорства от:
·    Национальная Туристская организация
·    Региональная Туристская организация
·    Городская Туристская организация
·    Национальный перевозчик или другой международный перевозчик (для скидочных авивтарифов)
·    Местная или Национальная Ассоциация гидов-переводчиков
·    Требования по въезду: визовые и специальные требования по странам.

Мы подтверждаем, что мы обладаем эффективной командой для проведения конгресса

(предоставьте описание, включая поддержку в каком-то виде спонсорства туроператоров, турагентств, гидовских компаний, конгресс бюро и бюро путешествий и тюдю)

Мы подтверждаем, что мы обращались за спонсорской поддержкой

(пожалуйста, предоставьте письма поддержки).

Перед завершением подготовки заявки наша ассоциация связывалась с координатором конгресса ВФАГП для уточнения всех вопросов. Мы полностью понимаем требования к претендентам и заявке. Мы понимаем требования к приему конгресса ВФАГП.

Имя Координатора конгресса ВФАГП:

Дата первой связи с координатором конгресса ВФАГП:

15.    Сроки и правила

15.1    Намерение на заявку: Заинтересованные претенденты должны в письменной форме обратиться в Исполнительный комитет с письмом о намерениях не позже 1 августа 2010 года (полночь по Гринвичу). Отправка возможна по электронной почте или по факсу. Обеспечение своевременной доставки заявки в Исполком лежит на претенденте. Намерение на подачу заявки информирует исполком о желании вашей Ассоциации участвовать в конкурсе на проведение конгресса.

Заявка. Вышеперечисленная документация, указанная в пунктах с 10 по 14 должна быть подготовлена и направлена вместе с заявкой не позже 1 сентября 2010 года (полночь по Гринвичу), предваряемая контактом с Исполнительным комитетом письменным образом с выражением намерения участвовать в конкурсе на проведение конгресса ВФАГП. Своевременное оповещение Исполнительного комитета о намерении участвовать в конкурсе является обязанностью претендента.

Полные и окончательные заявочные документы. После того, как Письмо о намерениях и заявке будет принято Исполнительным комитетом страна-претендент должна предоставить до 1 ноября 2010 года:

а) Полное предложение со всеми деталями по программе недельного проведения конгресса для участников, делегатов и сопровождающих лиц. Схема предлагаемого плана недели конгресса, включая заседания делегатов конгресса и сопровождающих лиц.
Б) схема требований членов исполнительного комитета.
В) просчитанный бюджетный план на весь конгресс, учитывающий все возможные требования. Бюджет должен быть сверстан в формате EXCEL.
Г) Описание и примерная стоимость пред и послеконгрессных  туров, которые являются факультативом для всех участников и делегатов.
Д) Описание презентации принимающей страны участникам.

Связаться с ВФАГП по поводу  любого уточнения до ведения в действие всех предложений является обязанностью претендента. Для обеспечения правильности всей переданной претенденту информации рекомендуется связаться с координатором Конгресса ВФГАП до предоставления окончательногоьнабора документации до  ноября. Претенденты должны понимать, что неправильно составленные, или не вовремя поданные документы на заявку будут не приняты.

Полной ответственностью претендента является обеспечение получения полного окончательного пакета документов до означенной даты.

Претенденты обязаны связаться не позже 30 ноября 2010 с оргкомитетом конгресса 2011 года и с координатором конгресса ВФАГП и сообщить о наличии всего необходимого аудио и видео оборудования, необходимого для их презентации во время конгресса 2009. Все расходы должны быть оплачены непосредственно оргкомитету, но могут быть поделены между странами-претендентами.

    Дальнейшие процедуры и условия:

1.    Претенденты обязаны предоставить каждой стране-участнику конкурса письменную копию полной заявки, включая стоимость конгресса и полное описание в деталях самого предложения.
2.    После того как предложения, бюджеты и заявки получены и одобрены исполкомом как правильно и своевременно исполненные, Исполком информирует страны-участницы о наличии претендентов и с этого момента страны-претенденты могут направлять информацию странам-участникам по электронной почте, размещать условия своего предложения на своем вебсайте и подключаться к вебсайту ВФАГП.
3.    Страны-претенденты должны быть готовы ответить на любой вопрос, касающийся их заявки и предоставить письменное доказательство своих ответов.
4.    Страны-претенденты должны назначить члена своей Ассоциации для презентации своей заявки в 2009 году. Презентация Конгресса должна быть осуществлена лично на Конгрессе 2009.
5.    Претенденты должны предоставить видеоматериалы о месторасположении конгресса, возможных пред и после конгрессных туров, включая возможные опции и гостиницы, которые могут быть использованы.
6.    В случае если один из претендентов является членом Исполкома, данный член Исполкома не может участвовать в подаче заявки, включая презентацию заявки и не может участвовать в заявке его страны на конгрессе 2011, так же как не имеет права лоббировать любым образом заявку своей страны. Если по данному условию возникают какие-либо разногласия, претендент исключается из ус\частия в конкурсе.
7.    Лоббирование Конгресса 2011 должно быть осуществлено с учетом интересов всех участников. Делегаты и участники страны претендента не имеют права «покупать» голоса, влиять на делегатов или заключать какие-либо сделки по голосованию, ни побуждать делегатов голосовать за какие-либо определенные страны. Претенденты будут дисквалифицированы, если они, делегаты или участники страны-претендента дискредитируют, уменьшают значение любого другого претендента, страны, коллег, членов или персонально кого-либо.
8.    Голосование по заявкам будет осуществляться только по преимуществам и лучшей презентации.
9.    Подарки и сувениры, предлагаемые участникам и делегатам стран-перетендентов не должны превышать стоимость 20 евро на человека.
10.    Члены Исполкома ВФАГП не имеют права голоса ни за одну страну.
11.    Во время презентации заявки на конгрессе 2009 года на заседаниях делегатов страны-претенденты должны быть представлены не более чем 2 делегатами и 2 участниками из своей страны или ассоциации для презентации заявки или осуществления ее поддержки.
12.    Претенденты будут иметь 20 минут максимум для представления своей заявки для презентации на конгрессе и не более.
13.    В случае успеха, данная заявка на проведение Всемирного Конгресса Ассоциаций гидов-переводчиков , (совместно с Письмом-приглашением и Стандартными условиями контракта и Специальными условиями, если таковые будут) составит утверждение выигравшей ассоциацией-претендентом для ВФАГП принять Конгресс 2013 года в соответствие с заявкой.
14.    Любая страна-претендент, продемонстрировавшая любое неуважение, будет дисквалифицирована от участия в конкурсе, включая любое искажение положений необходимой процедуры и условий, указанных в пунктах 1-14.

Мы, претенденты, согласны предоставить своевременно в ВФАГПолнительную информацию, которую может потребовать ВФАГП.

Подписи

Примечание: Подписи должны быть подписями тех должностных лиц, которых ассоциация уполномочила от имени ассоциации-претендента для исполнения данной заявки.

Претендуя на проведения Конгресса ВФАГП 2013, мы подтверждаем, что наша ассоциация отдает отчет в понимании данного документа и принимает полностью его содержание.


Наша Ассоциация изъявляет намерение участвовать в праве на проведение

15й Конгресс ВФАГП в 2013 году
Даты:
Уполномоченная подпись:        напечатайте наименование удостоверяющего документа и подпишите

Ф.И.О.
Должность:
В присутствии и подтверждено:
Уполномоченная подпись:         напечатайте наименлвание удостоверяющего документа и подпишите

Ф.И.О.
Должность:
Печать Ассоциации (если есть)

16.    Просим направить данное заявление по адресу:

Розалинд Ньюденлс
Президент

ВФАГП
22 Уинтон Террас
Эдинбург
ЕН10 7АР
Шотландия
Великобритания

Приложение 1

Четверг     Пятница   Суббота   Воскресенье   Понедельник Вторник Среда       Четверг      Пятница
Исполком Исполком Делегаты Конгресс         Конгресс        Конгресс Конгресс Конгресс  Конгресс
                    Завтрак    Завтрак    Завтрак           Завтрак           Завтрак    Завтрак  Зпатрак      Завтрак

Утро
                    Обед          Обед          Обед             Обед открытия                                                  Заключительный обед
Пополудни Ужин         Ужин        Ужин            Ужин открытия                               Торжественный
                                                                                                                                          ужин
Вечер

Для использования только Секретариатом ВФАГП

Номер заявки:            ----------------
Дата получения:            ---------------- Получено: по факсу    почта    e-mail
Принявший член исполкома:    ----------------
Подпись принявшего:        ----------------

·    Заявление
·    Поддерживащие документы, если есть
·    Предложение
·    Графики
·    Оргкомитет

Форма заявления заполнена правильно и Заявление отвечает основным требованиям для участия в конкурсе претендентов на проведение конгресса в необходимые сроки.

______________________                ______________________
Подпись Президента ВФАГП            Подпись Секретаря ВФАГП

_______________________                _______________________
Дата                            Дата
____________________________
Координатор Конгресса ВФАГП
______________________________
Подпись Координатора Конгресса



Количество показов: 55

Возврат к списку


Текст сообщения*
Загрузить файл или картинкуПеретащить с помощью Drag'n'drop
Перетащите файлы
Ничего не найдено
 


<img src="/bitrix/images/fileman/htmledit2/php.gif" __bxsrc="/bitrix/images/fileman/htmledit2/php.gif" border="0" __bxtagname="php" __bxcontainer="{'code': '<?$APPLICATION->ShowTitle()?>'}" /> <img src="/bitrix/images/fileman/htmledit2/php.gif" __bxsrc="/bitrix/images/fileman/htmledit2/php.gif" border="0" __bxtagname="php" __bxcontainer="{'code': '<?$APPLICATION->ShowTitle()?>'}" /> <img src="/bitrix/images/fileman/htmledit2/php.gif" __bxsrc="/bitrix/images/fileman/htmledit2/php.gif" border="0" __bxtagname="php" __bxcontainer="{'code': '<?$APPLICATION->ShowTitle()?>'}" /> Раздел для членов АГП